時期については、うちの学科は９月の下旬でしたが、私の知る限り一番早くて入学前、一番遅くて１年生の終わり、あとは、個人個人によって違う、というところなどがあるようです。
決定方法については…
うちの学科では、まず８月下旬～９月下旬にかけて、学生それぞれが６人以上のfacultyと個人ミーティングをして、
自分がどういうことを今までやってきて、ここでは何をしたいか。将来の目標は何か（アカデミアに残りたいのか、インダストリーに行きたいのかとか）。というようなことを話し、
先生からも、今年はどういうプロジェクトがあって、どういう人を求めているか、
どういう指導態勢を取っているか（毎週個人ミーティングをする先生もいれば１カ月以上個人ミーティングなし、という先生もいます）とかを話し、
お互いにとって良いマッチングを探る、ということになっています。
その上で、学生たちは第一志望から第六志望までの先生の名前を書いて提出、学科のgraduate program担当の先生が、教授陣側の希望も聞きつつマッチングをする、ということになっています。
しかしこの決定方法、実は結構落とし穴が大きかったです。
というのも、「ほとんどの人が第三志望までには入る、大抵は第一志望」と言われていて、確かにそれはそうみたいだし、
うちの学科はfacultyが40人くらいもいて、同じような分野に複数の先生がいるので、大体の人が少なくとも３人くらいは「入ってもいい」と思える研究室を見つけることができるので、一見問題ない…ように見える。のですが。
うちの学年は、75%以上の人が第一志望だったのですが、残りはほとんど第四、第五志望だったようです（少なくとも私の周りでは）。
これはかなりオソロシイことで、なぜなら、「ほとんどの人が第三志望までには入る」と言われているので、皆、第三志望までは覚悟を決めているのです。
しかし、第四第五となると、覚悟決めていないどころか、「６人書かなきゃいけないから書くけど、まあ第三までに入るでしょ」と思い真面目に考えずに書く人が多いのです。（私もそうでした）
しかし、割合としては少ないんだとは思うんですが、ほとんどの人が第一志望に入れた一方で、何人かの人が第五志望、第六志望とかになってしまって、かなり可哀想でした。
正直、あれほどたくさんの人を第一志望にするよりも、全員を第三志望までにしてあげたほうがよっぽどいい、と思ってしまいました。
罠は、決め方にあったのです。
まず、まとめる役の先生が、生徒の第一志望をそれぞれの先生にメールします。
「AとBとCがあなたを第一志望に書いたが、どの子が欲しいか？」と。
それで、「Aが欲しい」というと、BとCは第一志望には入れません。
でも、同時に、BとCの第二志望、第三志望に書いた先生たちもそれぞれ、
「DとEとFとGがあなたを第一志望に…」というメールをもらい、大体の先生がそこで定員いっぱいまで決めてしまうのです。そうすると、あまったBとCは、第四志望、第五志望に書いた、人気のない先生のところまで落ちてしまう、という仕組みです。
だから、第一志望と第二志望、どちらを上にするかで迷い、第一志望に「本当に入りたいけどすごく人気だから無理そうな先生、でももしかしてもしかしたら入れるかもしれない」先生の名前を書き、第二志望に「すっごくすっごく入りたい、というほどじゃないけど、結構好き、ここでもかなりやりたいことがやれそうだけど、第一志望の先生ほど人気が高いわけじゃないからたぶん入れそう」な先生の名前を書いた子は、結局、第六志望の研究室に決まってしまいました。きっと、第一志望と第二志望を入れ替えて書けば、「すっごくすっごく入りたい、というほどじゃないけど～」な先生のところに入れただろうと思います。
そういう駆け引きがすごく重要なんだ、ということに、私達は全てが決まってから気づいたのでした。
もちろん、学校、学科ごとに決め方は全然異なります。時期とかも決まっていなくて、それぞれがCVを手にし、研究室の戸を叩いて面談し、気に入ってもらえれば入れてもらえる形の「就活」をする学科もあります。
それぞれの方法の裏をきちんと理解し、正しい駆け引きをして後悔のない研究室配属を、できるように。頑張って下さい。
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